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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DISMERCA S.A.S., DISMERCA COLOMBIA S.A.S y DISTRIBUIDORA AMERINDA S.A.S.

Esta política ha sido actualizada el 9 de octubre de 2023.

TABLA DE CONTENIDO

  1. Objetivo
  2. Definiciones
  3. Principios rectores del tratamiento de datos personales
  4. Autorización para el tratamiento de datos personales
  5. Finalidades del tratamiento de datos personales
  6. Derechos del Titular de datos personales
  7. Deberes del responsable de datos personales
  8. Procedimientos y canales para la atención de consultas, quejas y reclamos
  9. Vigencia de la Política de Tratamiento de datos personales
  10. Vigencia de las bases de datos

1. Objetivo

Dismerca S.A.S., Dismerca Colombia S.A.S. y Distribuidora Amerinda S.A.S. (en adelante las Compañías) actuado como responsables directos del manejo de los datos personales, recolectan, almacenan, procesan, usan, transfieren, transmiten, poner en circulación y suprimir información acerca de los mismos. Con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen, complementen o deroguen, además, de estar comprometida con la privacidad de la información personal de sus potenciales clientes, clientes, consumidores, aliados, proveedores, contratistas, usuarios, aspirantes, colaboradores, excolaboradores, accionistas y el público en general, establece por medio del presente documento la política de privacidad y protección de datos personales (en adelante la “Política”).

En esta Política, aplicable a los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de las Compañías, se describen los procedimientos generales sobre el debido Tratamiento a los Datos Personales de los Titulares, los derechos de los Titulares, el área responsable de atender las consultas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar los Datos Personales y la Autorización previamente otorgada.

Las Compañías garantizan la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen. Con el propósito de que todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, veracidad, libertad y transparencia.

2. Definiciones

3. Principios rectores del tratamiento de datos personales

Las Compañías en virtud de las normas constitucionales y legales que regulan lo concerniente al tratamiento de datos personales, se compromete con los Titulares, entidades públicas encargadas de ejercer control y demás personas interesadas, a dar aplicación y cumplimiento a los siguientes preceptos al momento de realizar la recolección, el almacenamiento, uso, circulación y supresión de información.

  1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales debe sujetarse como mínimo a lo establecido a las leyes vigentes que regulen la materia y disposiciones que la desarrollen.
  2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legitima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
  3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No debe efectuarse el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos personales.
  6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Constitución y la ley. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas habilitadas por la ley o la autoridad judicial.
  7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para dar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando así́ lo permita la ley y en los términos que esta lo disponga.

4. Autorización para el tratamiento de datos personales

Las Compañías utilizarán los datos personales del Titular, de acuerdo con su Autorización previa, expresa e informada, para enviarle todo tipo de información comercial relacionada con los productos y servicios que comercializa, oferta, promociona y demás datos o actividades relacionadas. Esta información, podrá ser trasferida a terceras personas, nacionales o extranjeras (naturales o jurídicas) con las cuales contrate actividades de cualquier tipo; quienes, en calidad de encargados del tratamiento, darán a la base de datos el uso informado en la presente Política.  Las Compañías se reservan el derecho de recolectar y tratar los Datos Personales y, de solicitar la copia de la respectiva Autorización directamente o por medio de sus proveedores que tengan la calidad de Encargados.

En el momento en que el Titular otorgue su Autorización, las Compañías le informarán las Finalidades y el Tratamiento al que estarán sometidos sus Datos Personales, sus derechos y los medios por los cuales podrá́ ejercerlos. El Titular podrá́ revocar su autorización y solicitar la supresión inmediata de sus Datos Personales por medio de los canales establecidos en esta Política, a menos de que tenga el deber contractual o legal de permanecer en la Base de Datos.

Los Datos Personales que son incluidos en las Bases de Datos de las Compañías provienen de la información recolectada en virtud de vínculos propios del desarrollo de su objeto social, comerciales, contractuales, laborales, o de cualquier otra índole. Estos datos son almacenados en medios físicos y digitales, propios o contratados con proveedores especializados, procurando salvaguardar la confidencialidad y seguridad de la información personal de los Titulares.

El consentimiento del Titular se podrá́ obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como: comunicación escrita, telefónica, virtual o por conductas inequívocas, las cuales permitan concluir de manera razonable que este otorgó su consentimiento para el Tratamiento de su información.

Las Compañías se reservan el derecho a recolectar datos personales de diferentes grupos de interés como imagen, en el momento en que ingrese a sus oficinas, por razones de seguridad y con la finalidad exclusiva de cumplir con protocolos de vigilancia. En este caso, la autorización estará́ dada por la conducta inequívoca de ingresar a las instalaciones, en concordancia con señalado en los avisos de privacidad correspondientes.

La autorización del Titular no será necesaria cuando:

En los eventos señalados, las Compañías podrán recolectar los Datos Personales, incluso los Datos Sensibles, y transferirlos o entregarlos a las entidades públicas o administrativas correspondientes, o a las que ellas deleguen, en ejercicio de sus funciones, sin que sea necesario advertir de este hecho al Titular. En estos escenarios, las Compañías se abstendrán de utilizar los Datos Personales para finalidades propias.

Las Compañías podrán recolectar los Datos Personales de sus Clientes por medio de, pero sin limitarse a los siguientes canales: su contact-center, su página web, el chat de su página web, el chat de las redes sociales de las marcas que comercializa; sus Centros de Servicio Autorizados; sus Puntos de Venta; y, los eventos que realice.

No obstante, de manera general, las Compañías se abstendrá́ de recolectar y tratar Datos Personales Sensibles y Datos Personales de niños, niñas y/o adolescentes. En los casos en que sea absolutamente necesario recolectar este tipo de Datos Personales, las Compañías informarán a los Titulares los Datos Personales Sensibles y/o los Datos Personales de niños, niñas y/o adolescentes que serían objeto de Tratamiento, y solicitará la correspondiente Autorización, en los términos establecidos en la normatividad vigente.

5. Finalidades del Tratamiento de datos personales

Las Compañías recolectarán y tratarán los Datos Personales de los Titulares, para las siguientes Finalidades:

1. Accionistas

2. Aspirantes, colaboradores y excolaboradores

3. Proveedores, contratistas y aliados

4. Potenciales clientes, clientes y consumidores

La información de cualquier Titular de datos personales se podrá compartir con:

5. Derechos del Titular de datos personales

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares tendrán los siguientes derechos:

La lista anterior debe entenderse de manera enunciativa y no limitativa pues se entienden por derechos del titular todos aquellos conferidos por la legislación colombiana y las normas internacionales de aplicación en el país.

6. Deberes del Responsable de datos personales

Las Compañías en calidad de Responsable se compromete a:

7. Procedimientos para la atención de consultas, quejas y reclamos

Los colaboradores de cada área serán encargados junto con el Oficial de Privacidad de llevar a cabo todos los procedimientos y requerimientos para la protección de los derechos de los Titulares.

Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, las Compañías han dispuesto de los siguientes mecanismos que buscan principalmente que los Titulares de la información puedan tener acceso fácil, ágil y permanente a los datos personales que estén bajo el control de esta y ejercer los derechos que correspondan sobre los mismos.

Correo electrónicoservicioalclientemedellin@dismerca.com
Instalaciones físicas del ResponsableCalle 38 No. 50-52 Medellín, Antioquia
Línea telefónica 

Estarán legitimados para ejercer los derechos consagrados en este numeral y demás disposiciones concernientes las siguientes personas:

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá́ su consulta, la cual en ningún caso podrá́ superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si la consulta está incompleta, las Compañías requerirán al Titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación. Si pasaran dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por las Compañías sin que sea atendido por el Titular, se entenderá́ que este ha desistido de su consulta.

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá́ superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo está incompleto, las Compañías requerirán al Titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación. Si pasaran dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por las Compañías sin que sea atendido por el Titular, se entenderá́ que este ha desistido de su reclamo.

Los reclamos y consultas deberán formularse a los canales de atención que se establecen anteriormente y deben incluir lo siguiente:

El presente documento se ha actualizado al 10 de octubre de 2023. Todo cambio sustancial en esta Política será comunicado oportunamente por su página web y por los medios que de manera general use para ponerse en contacto con los Titulares.

Vigencia de las Bases de Datos

Las Bases de Datos bajo la administración de las Compañías tendrán una vigencia igual al tiempo en que se utilicen los Datos Personales para las finalidades descritas en esta Política; y, se conservarán los Datos Personales incluidos estas a menos que el Titular solicite su supresión y no exista un deber legal o contractual de conservar la información.

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